Manejo De Datos Personales

COMPLEMENTO CREATIVO S.A.S.: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


Bogotá D.C., 2 de septiembre de 2019

COMPLEMENTO CREATIVO S.A.S. (en adelante también “COMPLEMENTO CREATIVO”), por medio de este documento publica su Manual de Buenas Prácticas para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante el “Manual”), el cual consagra la política respectiva para dicho manejo, cumpliendo así con lo establecido en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. De igual manera, el Manual se pone a disposición de todos los titulares de datos personales cuyo contenido sea recolectado, almacenado, depurado, usado, analizado, circulado, actualizado o cruzado por COMPLEMENTO CREATIVO, con el propósito de que conozcan sus derechos, procedimientos, alcance, finalidad y mecanismos contemplados por COMPLEMENTO CREATIVO, para el manejo de sus datos personales, previa autorización, por parte de ellos.

  • Identificación del responsable de los datos: COMPLEMENTO CREATIVO S.A.S., con NIT. 901.315.611-1, es una sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la calle 114 N° 4 – 74 y cuyo correo electrónico de contacto es [insertar dato].

  • Principios: el Manual para el tratamiento de los datos personales, se desarrollará bajo el amparo de los principios generales de COMPLEMENTO CREATIVO, a más de los siguientes: 

  • Autorización previa: en virtud del cual se requiere consentimiento previo, voluntario, informado, y expreso o inequívoco del Titular para el tratamiento de sus datos personales;

  • Finalidad autorizada: se entenderá aquella que, conforme al Manual, corresponde con la calidad del Titular en relación con COMPLEMENTO CREATIVO; 

  • Confidencialidad: los datos suministrados por su Titular serán manejados de manera confidencial y no se transmitirán a terceros salvo contar con autorización por parte del Titular, o ante requerimiento emanado de las autoridades competentes;

  • Seguridad: COMPLEMENTO CREATIVO realizará los esfuerzos razonables para evitar el acceso no autorizado por parte de terceros a los datos proporcionados, al igual que su adulteración, pérdida, consulta, o uso no autorizado o fraudulento; 

  • Acceso a la información por parte del Titular: el Titular podrá acceder y tener pleno conocimiento de la información que respecto a él conserva COMPLEMENTO CREATIVO en cualquier momento;

  • Temporalidad: COMPLEMENTO CREATIVO podrá recolectar, compilar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con la finalidad autorizada, al igual que por el lapso necesario para dar cumplimiento a la ley; 

  • Individualidad: será individualizable la información que COMPLEMENTO CREATIVO conserve respecto de cada uno de los Titulares de datos; y

  • Calidad del dato: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Tratamiento y finalidades de la información: COMPLEMENTO CREATIVO, al igual que los encargados o terceros que, en virtud de la ley o un contrato, tengan acceso a los datos personales suministrados por el Titular, los utilizarán con base en lo siguiente:

  • Datos de niños, niñas y adolescentes (en adelante “NNA”): su utilización estará circunscrita a datos de naturaleza pública y en todo caso deberá contar con la autorización de los padres o representantes de los menores. Lo anterior con miras a garantizar el interés superior de los NNA, sus derechos fundamentales y demás exigencias constitucionales o legales.

  • En todo caso, COMPLEMENTO CREATIVO no tiene como propósito recolectar datos de NNA. Sin embargo, si a pesar de mediar la autorización de los padres o representantes de los menores, se constata que la autorización recibida para el manejo de los datos de NNA no satisface las exigencias constitucionales y legales, COMPLEMENTO CREATIVO hará lo posible para suprimir los datos correspondientes en sus bases de datos y, de no lograrlo, COMPLEMENTO CREATIVO tomará las medidas para evitar hacer uso de dichos datos.


  • Datos de clientes o usuarios: su utilización será la necesaria para que COMPLEMENTO CREATIVO entregue los productos adquiridos por el cliente de manera adecuada, y para informar a los clientes o usuarios, con todo detalle, acerca de las actuaciones realizadas en atención a la entrega de los productos adquiridos. Adicionalmente, COMPLEMENTO CREATIVO podrá incluir la información recibida en el proceso de facturación, enviar las facturas correspondientes a las direcciones registradas, y realizar las gestiones de conocimiento de clientes o usuarios y de recaudo que estime necesarias, incluyendo el reporte positivo o negativo a las distintas centrales de riesgo, de conformidad con la ley.

  • De igual manera, COMPLEMENTO CREATIVO podrá utilizar los datos personales para satisfacer las garantías correspondientes, y para remitir información comercial acerca de sus productos y servicios, ya sea de manera genérica o personalizada, para lo cual podrá emplear mecanismos de fidelización y conocimiento del cliente o usuario, dentro de los parámetros legales.


    Adicionalmente, COMPLEMENTO CREATIVO podrá trasmitir los datos personales de los clientes o usuarios a los terceros vinculados contractualmente con COMPLEMENTO CREATIVO y que, entre otras cosas, permitan efectuar las transacciones electrónicas a que haya lugar, al igual que llevar a cabo la entrega de los productos adquiridos por el cliente o usuario. Para la trasmisión de los datos, COMPLEMENTO CREATIVO verificará que la entidad correspondiente satisfaga los requisitos de protección exigidos por la normativa de la República de Colombia.


  • Datos de empleados: su utilización estará encaminada al desarrollo de la relación laboral, desde la vinculación y hasta diez (10) años siguientes a la terminación del contrato laboral. De igual manera, podrán emplearse por COMPLEMENTO CREATIVO o un tercero vinculado legal o contractualmente con ella, para garantizar los pagos de nómina y demás prestaciones sociales, o para cualquier proceso de ingreso e identificación del personal.

  • COMPLEMENTO CREATIVO podrá, en cualquier tiempo, verificar la información personal y académica de sus empleados, con el propósito de determinar la veracidad de la misma, y para corroborar el nivel de formación y experiencia.


  • Datos de proveedores: su utilización estará encaminada al aprovisionamiento de los servicios o de los productos que COMPLEMENTO CREATIVO requiera para su normal funcionamiento, por lo cual comprenderán desde el contacto con el proveedor, hasta la culminación de cualquier posible vínculo contractual. 

  • Datos de consultores externos: su utilización tendrá como finalidad solicitar apoyo profesional o técnico en materias relacionadas con las actividades de COMPLEMENTO CREATIVO, para COMPLEMENTO CREATIVO o para sus clientes o usuarios, con previa autorización de sus Titulares.

  • Datos de candidatos a trabajo: su utilización se dará en el marco de procesos de selección de personal, adelantados por COMPLEMENTO CREATIVO. Para garantizar lo anterior, COMPLEMENTO CREATIVO podrá: i) Almacenar, procesar y categorizar la información, en los formatos de bases de datos que considere más adecuados; ii) verificar, corroborar, comprobar, validar y comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier medio legal al cual COMPLEMENTO CREATIVO tenga acceso; iii) estudiar, analizar y compartir los datos de los Titulares con los aliados de COMPLEMENTO CREATIVO, quienes garanticen el respeto del Manual y aseguren la confidencialidad de la información, previa autorización expresa del Titular; iv) de ser necesario, por falta de capacidad de COMPLEMENTO CREATIVO, la información podrá ser trasmitida a un tercero, encargado de su manejo, previa notificación a los Titulares de los datos y con garantías suficientes de confidencialidad y buen manejo, por parte del tercero escogido para este propósito; v) comunicar al candidato el resultado del proceso de selección en el cual participó; y, vi) contactar al candidato para futuras convocatorias que se ajusten a su perfil.

  • Datos sensibles: su recolección, utilización y tratamiento, entre otros, estará limitada a aquellos casos en los cuales la ley lo autorice, por lo cual se garantizará un acceso limitado y controlado a los mismos, en aras de proteger los derechos al honor e intimidad de los Titulares.

  • Finalidades generales: los datos suministrados por los Titulares de los mismos, podrán ser utilizados para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, mas no limitándose, a la consulta en listas restrictivas, tales como la lista OFAC y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT. De igual manera, los datos podrán emplearse en las labores administrativas y operacionales de COMPLEMENTO CREATIVO, pudiéndose trasmitir, previa notificación a los Titulares, a terceros vinculados contractual o legalmente, quienes deberán darles un tratamiento acorde con el presente Manual y/o con la ley. 

  • Todo dato personal recaudado por COMPLEMENTO CREATIVO será utilizado con la plena atención de los derechos al honor e intimidad de los Titulares, sin perjuicio de implementar inteligencia artificial para verificar patrones de conducta o comportamientos en los distintos grupos sociales.


    En cualquier momento, COMPLEMENTO CREATIVO podrá confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos, o al empleador o contratante, así como a sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros. Esta información será tratada por el Responsable del Tratamiento en forma confidencial.


  • Centrales de Riesgo: el cliente o usuario autoriza libre y expresamente a COMPLEMENTO CREATIVO para que, por cualquier medio de información y registros sistematizados, consulte, reporte, administre, suministre y mantenga actualizados los datos referentes a su comportamiento crediticio en lo referente a las obligaciones contenidas en el respectivo contrato con COMPLEMENTO CREATIVO, incluyendo la facultad, en caso de incumplimiento, de reportarlo a cualquier base de datos de deudores morosos o centrales de riesgo para su publicación por el término establecido por la ley.
  • Derechos de los Titulares: los Titulares de los datos personales suministrados, en cualquier tiempo, gozarán de los siguientes derechos: i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales suministrados a COMPLEMENTO CREATIVO, en su calidad de responsable y encargada del tratamiento; de igual manera, podrá hacer uso de las mismas facultades ante los terceros a quienes se les haya trasmitido la información; ii) solicitar a COMPLEMENTO CREATIVO prueba de la autorización para el tratamiento de los datos, salvo en los casos expresamente exceptuados; iii) ser informado, previa solicitud, acerca del tratamiento dado por COMPLEMENTO CREATIVO  o los terceros encargados, de los datos personales suministrados; iv) acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para presentar quejas por infracciones al Régimen de Protección de Datos Personales; v) revocar o modificar la autorización; vi) solicitar la supresión del dato personal cuando en su manejo se infrinjan los principios, derechos y garantías constitucionales o legales; vii) acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido tratados por COMPLEMENTO CREATIVO o terceros encargados; viii) tener fácil acceso al presente Manual; y, ix) conocer previa y efectivamente cualquier modificación, actualización o sustitución del Manual.
  • Derechos de los Titulares frente a datos sensibles: los Titulares de los datos personales, podrán abstenerse de suministrar datos sensibles, tales como los relacionados con su origen racial, convicciones religiosas, filiación política, pertenencia a grupos sindicales u organizaciones sociales, preferencias sexuales, estado de salud, entre otros.
  • Atención de peticiones, consultas, quejas o reclamos: los Titulares de los datos personales, gozarán de atención para sus peticiones, consultas, quejas o reclamos, en el correo electrónico [insertar dato]. 

  • Procedimiento para el ejercicio de los derechos: el ejercicio de los derechos, se ceñirá al siguiente procedimiento:

  • Personas facultadas para el ejercicio: los Titulares de los datos personales, sus causahabientes, sus representantes legales o sus apoderados, previamente acreditados, podrán ejercer los derechos enunciados en el Manual y aquellos consagrados constitucional o legalmente. 

  • Tiempo de respuesta ante la solicitud: COMPLEMENTO CREATIVO, una vez recibida la solicitud correspondiente, dispondrá de diez (10) días hábiles para tramitarla y dar una respuesta efectiva. En caso de resultar insuficiente ese lapso, COMPLEMENTO CREATIVO comunicará tal situación al solicitante y dispondrá de máximo cinco (5) días hábiles adicionales para resolver efectivamente.

  • Solicitudes incompletas o poco claras: aquellas solicitudes incompletas o poco claras, las cuales no permitan determinar al Titular de los datos o el contenido de la solicitud, deberán ser subsanadas. Para ello, COMPLEMENTO CREATIVO informará de tal situación al solicitante durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Si trascurridos dos (2) meses luego de la manifestación hecha por COMPLEMENTO CREATIVO, el solicitante no ha subsanado la solicitud, se entenderá que hubo desistimiento de la misma y, en consecuencia, se procederá a su archivo, sin que haya lugar a pronunciamiento alguno por parte de COMPLEMENTO CREATIVO.

  • Modificaciones, actualizaciones o sustituciones del Manual: COMPLEMENTO CREATIVO, una vez vea la necesidad de modificar, actualizar o sustituir el Manual, comunicará tal decisión a los Titulares de los datos personales. En dicha comunicación, se informará la modificación, actualización o sustitución respectiva, para que durante un término de quince (15) días hábiles y antes de la publicación o entrada en vigencia del nuevo Manual, el Titular ejerza sus derechos. Una vez vencido este plazo y vigente el nuevo Manual, se entenderá que existe aceptación del mismo, sin perjuicio de que puedan ejercerse los derechos, en cualquier tiempo.

  • Seguridad de la información: COMPLEMENTO CREATIVO ha adoptado y exige a los terceros encargados, la adopción de medidas razonables para proteger los datos personales suministrados y evitar el acceso a los mismos, por parte de personas no autorizadas. Lo anterior, con el propósito de mantener la integridad de la información y evitar su adulteración o cercenamiento. Para ello ha limitado el acceso a las bases de datos, para ciertos funcionarios, contratistas, representantes o agentes de COMPLEMENTO CREATIVO.

  • Sin perjuicio de lo mencionado, COMPLEMENTO CREATIVO no se hará responsable por ataques informáticos que pueda sufrir, al igual que se mantendrá indemne respecto de cualquier acción cometida por terceros, con el propósito de evitar los controles y superar las medidas de seguridad adoptas por COMPLEMENTO CREATIVO o por los terceros encargados del tratamiento de los datos personales. Esto, sin detrimento de que COMPLEMENTO CREATIVO inicie todas las labores que estén a su alcance para recobrar el control e identificar a los responsables, para que las autoridades tomen las decisiones del caso. 


    Vigencia del presente Manual: El presente Manual entra en vigencia a partir de su publicación, el 2 de septiembre de 2019. Los datos personales recolectados reposarán en las bases de datos hasta tanto sea necesario para cumplir la finalidad de su recolección, sin perjuicio de que en cualquier tiempo puedan ser retirados por petición del Titular, su causahabiente, representante legal o apoderado.